105. Организация работы службы документационного обеспечения таможенных

органов: задачи и функции.

Отдел (отделение) документационного обеспечения (далее - ОДО) осуществляет

функции документационного обеспечения в таможенном органе. ОДО является структурным подразделением таможенного органа и подчиняется непосредственно начальнику таможенного органа. В своей работе ОДО руководствуется действующим законодательством; приказами, распоряжениями Федеральной таможенной службы и таможенного органа; положениями о региональном таможенном управлении, таможне, таможенном посте; правилами и указаниями федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области архивного дела; другими действующими нормативными, методическими документами в области документационного обеспечения управления, делопроизводства, архивного дела и настоящим положением.

ОДО возглавляет:

в таможенном управлении - начальник, назначаемый приказом начальника таможенного управления по согласованию с Управлением делами Федеральной таможенной службы; в таможне - начальник, назначаемый приказом начальника таможни по согласованию с ОДО таможенного управления.

ОДО имеет круглую печать с обозначением наименования таможенного органа.

Основными задачами ОДО являются:

обеспечение организации делопроизводства в таможенном органе в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах; разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация

документопотоков; осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины; обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности таможенного органа, их архивное хранение, а также организация работы архива таможенного органа, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов, в том числе подведомственных таможенных органов; организация методической помощи в работе с документами, в том числе и подведомственным таможенным органам; обеспечение режима доступа и использования документной информации.

Функции ОДО:

организует в целом делопроизводство в таможенном органе;

разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом; принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству таможенного органа; оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.) таможенного органа, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;

осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней; обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них; организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов; организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного органа, анализирует состояние исполнительской

дисциплины; осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях таможенного органа и подведомственных таможенных органах; разрабатывает и внедряет после согласования с Центральной экспертной комиссией

(ЦЭК) Федеральной таможенной службы методические документы в области документационного обеспечения; разрабатывает сводную номенклатуру дел таможенного органа, номенклатуру дел ОДО, формирует дела ОДО и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях; организует работу по приему руководством таможенного органа посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии со специальной инструкцией; организует работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций; принимает участие в организации технического обслуживания созываемых руководством таможенного органа совещаний и заседаний; организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК таможенного органа; осуществляет подготовку документов ОДО к сдаче в архив таможенного органа; организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, занятых документационным обеспечением деятельности таможенного органа и подведомственных таможенных органов.

ОДО имеет право:

осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях

таможенного органа и в подведомственных таможенных органах, о результатах проверок докладывать руководству; запрашивать у руководителей структурных подразделений и таможенных органов

информацию, необходимую для выполнения функций контроля исполнения; вносить руководству таможенного органа предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в аппарате таможенного органа; участвовать в постановке задач и проектировании автоматизированных информационных систем, связанных с работой ОДО; возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями требований;

привлекать специалистов структурных подразделений таможенного органа, подведомственных таможенных органов к подготовке проектов методических документов

по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива; участвовать в оперативных совещаниях таможенного органа при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции ОДО.

Начальник ОДО несет персональную ответственность перед начальником

таможенного органа