2) Положение, правила, инструкция

В правилах устанавливаются требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или применения положений правовых актов. Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые таможенным органом; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

3) Протокол, составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Текст протокола состоит из двух частей: Вводной и основной.

Вводная часть содержит стандартные реквизиты. Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

4) Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной части акта указываются распорядительный документ, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. В основной (констатирующей) части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту.

5) Текст договоров фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.

6) Доверенность - документ, фиксирующий факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (таможенного органа или его должностных лиц). Официальные доверенности выдаются таможенным органом своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени таможенного органа. Личные доверенности выдаются от лица доверителя (должностного лица) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, получение корреспонденции и др.

7) Служебные письма. Письма как вид документа по содержанию и назначению могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приложения, письма-ответы и др.

Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до трех машинописных страниц текста. Они состоят из следующих основных частей:

• вступление - обоснование, причины, цели письма;

• основное содержание - просьба, решение, напоминание;

• заключение.

Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники (ЭВТ) запрещается.

8) Записки (докладные, служебные, объяснительные).

Докладная записка - документ, адресованный руководству таможенного органа, структурного подразделения и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе составителя, так и по указанию руководства.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Таможенным органом могут быть приняты документы совместно с другими организациями (приказы, распоряжения, инструкции, положения, письма). Совместные документы оформляются не на бланке. При оформлении совместных документов указываются полные наименования организаций, участвовавших в подписании документа. Первым указывается наименование организации, являющейся инициатором создания документа.

Бланки документов представляют установленный набор обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст). установлено три вида бланков: общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.), бланк письма и бланк конкретного вида документа.

Бланки должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Реквизит "Государственный герб Российской Федерации" располагается над серединой реквизита "Наименование таможенного органа".

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма и содержит полный набор реквизитов. Гербовые бланки документов таможенного органа подлежат учету. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на ОДО. Государственный герб РФ на верхнем поле распорядительных документов (приказ, распоряжение)

Проставляется — Код таможенного органа, Основной государственный регистрационный номер, День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя; например: 19.07.2004.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

В распорядительных документах текст излагается от первого лица единственного числа. Приложения к документу могут быть трех видов:

• приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (приказами, распоряжениями);

• приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

• приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.

Приложения оформляются на стандартных листах и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (подписаны исполнителем или его руководителем и т.д.).

Визы проставляются:

• на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.);

• на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита "подпись") копии отправляемого документа (письма).