Документообіг у митній службі

Документообіг - рух документів у організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання чи відправлен­ня.

Документообіг здійснюється у вигляді різноманітних потоків документів між структурними підрозділами чи працівниками.

Обсяг документообігу в основному залежить від:

• значущості організації;

• вирішуваних завдань і виконуваних функцій;

• зв'язків із зовнішніми організаціями.

У документаційному забезпеченні управління існують три гру­пи документів:

• вхідні (ті, що надійшли до організації);

• вихідні (ті, що відправляються з організації);

• внутрішні (документи, котрі складаються в організації та використовуються у внутрішньому управлінському процесі).

Вхідні документи на початковому етапі проходять такі опера­ції: первинна обробка; попередній розгляд.

Вихідні та внутрішні документи на початковому етапі прохо­дять такі операції:

• складання проекту документа виконавцем;

• перевірка правильності оформлення;

• погодження проекту документа. Загальні для всіх груп документів операції:

• розгляд документів керівником (підписання для вихідних та внутрішніх документів і накладення резолюції - для вхідних до­кументів);

• реєстрація документів;

• передавання документів виконавцям;

• контроль виконання документів;

• виконання документів;

• підшивання виконаних документів у справи;

- використання документів у довідково-інформаційних ці­лях;

- підготовка документів до передавання і передавання в ар­хів (чи знищення документів, які не мають науково-історичної цін­ності та практичного значення).

Реєстрація документів - це запис даних про документ у жур­налі за встановленою формою, що фіксує факт його створення, надсилання чи отримання. Під час реєстрації документ отримує свій порядковий номер, під яким він вноситься до журналу. Цей номер проставляється і на документі.

Реєстрація необхідна:

• для забезпечення схоронності документів;

• для зручності пошуку;

- для обліку і контролю виконання. Форми реєстрації:

• централізована - передбачає проведення всіх реєстрацій­них операцій в одному місці;

• децентралізована- передбачає проведення реєстраційних операцій у структурних підрозділах (місцях складання або вико­нання документів);

• змішана — передбачає централізовану реєстрацію частини документів (найбільш важливих), інша частина реєструється у структурних підрозділах.

Мета контролю виконання документів - своєчасне виконання найбільш важливих і термінових документів, які за дорученням керівника організації поставлено на контроль.

Зміст контролю виконання:

• занесення даних про документи, виконавців і терміни ви­конання в спеціальні облікові форми;

• установлення проміжних контрольних термінів для нагаду­вання виконавцям;

• повідомлення виконавців про терміни й отримання інфор­мації про хід виконання;

• фіксація проміжних результатів виконання документів;

• інформування керівництва про результати контролю;

• зняття документів з контролю за вказівкою керівника;

• підготовка повідомлень про виконавчу дисципліну на опе­ративних нарадах у керівництва організації.

Терміни виконання поділяються на:

- типові, які встановлюються нормативними актами вищих органів державної влади та управління, галузевими відомствами;

- індивідуальні, які встановлюються керівником організації. Основні принципи роботи з документами:

• єдиний порядок складання (оформлення) документів і ро­боти з ними;

• чітке розмежування функцій і обов'язків між працівника­ми, що виключає дублювання документних операцій;

• сучасне технічне оснащення діловодства (програми, факси, ксерокси, сканери, електронна пошта);

• необхідність усіх діловодних операцій (кожна робота з до­кументами має бути необхідною для діяльності підприємства);

• уміле поєднання документаційного забезпечення управлін­ня з бездокументним (складання документів тільки в тих випадках, коли це необхідно чи встановлено нормативними актами).