Тема 6. Документаційне забезпечення управління в митній службі

1. Поняття і значення документаційного забезпечення управління в митній службі.

2. Документування управлінської діяльності в митній службі.

3. Організаційно-розпорядча (управлінська) документація в митній службі.

4. Документообіг у митній службі.

5. Організація роботи служб документаційного забезпечення управління в митній службі.

6. Діловодство за зверненнями громадян у митній службі

1. Поняття і значення документаційного забезпечення управління в митній службі

Поняття "документ " (лат. documentum - повчальний приклад, взірець, спосіб доказу) широко застосовується в усіх сферах суспі­льної діяльності. Визначення загального значення цього поняття є завданням теоретичного документознавства - документології. На міжнародному рівні найбільш загальним є визначення документа як записаної інформації, що використовується як одиниця в документаційному процесі, тобто інформація може бути зафіксована у різний спосіб: за допомогою знаків письма, зображення, звука тощо.

В Україні офіційно прийнято декілька визначень документа, зафіксованих у ряді державних стандартів. Документ - це матеріа­льний об'єкт, який містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного за­конодавства юридичну силу. Виходячи із визначень документа, за­фіксованих у державних стандартах України, основними ознаками документа є:

• наявність інформації, яка має певний зміст;

• стабільна матеріальна форма, що забезпечує довготривале використання та зберігання документа;

~ функціональна призначеність для передавання інформації у просторі та часі.

Документ являє собою єдність матеріальної форми та інформації, яка в ній зафіксована. Двоєдина природа документа -одна з його особливостей, відсутність будь-якої з вищеназваних складових означає вже не документ.

Загальноприйнятим є визначення, що діловодство — галузь ді­яльності, предметом якої є питання документування та організації роботи з документами у процесі управлінських дій. Поряд із термі­ном "діловодство" останнім часом вживається синонімічний термін "документаційне забезпечення управління". Його виникнення пов'язано зі зміною організаційно-технічної основи діловодства завдяки активному впровадженню у сферу роботи з документами засобів обчислювальної техніки та сучасних інформаційних техно­логій створення, обробки, накопичування, зберігання, пошуку й використання інформації в управлінні.

Термін "документаційне забезпечення управління" підкреслює інформаційну складову в сучасній організації діловодства.

Документаційне забезпечення управління складається із двох нерозривно пов'язаних компонентів:

• документування - складання та оформлення документної ін­формації на різних носіях за встановленими правилами;

• організація роботи з документами, яка передбачає організа­цію документообігу, зберігання та використання документів у по­точній діяльності установи, організації.

Документаційне забезпечення управління розглядається як од­на з найважливіших сторін діяльності організації, котра забезпечує виконання її функціональних завдань. За різними даними, праців­ники сфери управління витрачають на роботу з документами в се­редньому 60 - 70 % робочого часу.

Документи мають велике значення в управлінському процесі, є інструментами управління, через те що вони відображають діяль­ність організації, на їх основі приймаються управлінські рішення, документи є головним аргументом у спірних ситуаціях, закріплю­ючи права особи і виступаючи способом доказу. Управлінські до­кументи становлять ядро документації установи.

В основу управлінської діяльності будь-якої організації покла­дено процеси отримання інформації, її обробки, прийняття рішен­ня, доведення його до відома виконавців, здійснення контролю, виконання та підбиття підсумків.

Нормативно-методична база документаційного забезпе­чення управління - це сукупність законів і підзаконних норматив­но-правових актів, які регламентують технологію створення, обро­бки, зберігання і використання документів у поточній діяльності установи, а також роботу служби діловодства - її структуру, функ­ції, штати, технічне оснащення та інші аспекти.

Нормативно-методична база містить:

• законодавчі акти України у сфері інформації та документа­ції;

• укази Президента України, постанови уряду України, котрі регламентують питання документаційного забезпечення;

~ правові акти органів виконавчої влади (міністерств, коміте­тів, служб) загальногалузевого і відомчого характеру;

• правові акти нормативного та інструктивного характеру, методичні документи з діловодства установ, організацій та підпри­ємств;

• державні стандарти на документацію;

• уніфіковані системи документації;

• нормативні документи з організації архівного зберігання документів.