Тема 5. Інформаційне забезпечення управління в митній службі

1. Поняття і завдання інформаційного забезпечення управління в митній службі.

2. Основні види інформаційних систем.

3. Організаційне забезпечення єдиної автоматизованої інформаційної системи (ЄАІС) митної служби.

4. Архітектура ЄАІС ДМСУ.

1. Поняття і завдання інформаційного забезпечення управління в митній службі

Інформація є найважливішим життєвим ресурсом, котрий ро­зуміють як необхідні й корисні дані, подані у зручному вигляді, відповідно до вимог користувача. Людина обмірковує і використо­вує інформацію з метою виживання та розвитку особи або органі­зації в сучасному суспільстві.

Управління як процес є актом творчої діяльності людей і здій­снюється із застосуванням предметів і знарядь праці.

Предметом управлінської праці є інформація, яка характери­зує, з одного боку, стан системи і операцій, котрі виконуються під час діяльності об'єкта управління, з іншого - її зовнішнє середо­вище. Тому й предметною сферою управління є інформаційна сис­тема об'єкта, пов'язана з управлінням. Ця сфера є складовою час­тиною загальної інформаційної системи, яка виступає інформацій­ною моделлю об'єкта управління.

Знаряддя управлінської праці на сучасному рівні - це передусім електронні обчислювальні машини, інформаційна (периферійна та організаційна) техніка, об'єднана каналами (мережами) зв'язку, за допомогою яких вимірюють, збирають, реєструють, обробляють, аналізують, передають, зберігають і розмножують інформацію, яку потім використовують для підготовки, прийняття й реалізації управлінських рішень.

Інформаційне забезпечення можна визначити як комплекс ор­ганізаційних, правових, технічних і технологічних заходів, засобів

та методів, котрі забезпечують у процесі управління і функціону­вання системи інформаційні зв'язки її елементів (суб'єктів і об'єктів) шляхом оптимальної організації інформаційних масивів баз даних і знань '.

Управлінська інформація - це частина соціальної інформації, необхідна для забезпечення організаційно-правових процесів фор­мування і реалізації ефективних управлінських впливів.

Для прийняття правильних управлінських рішень необхідна інформація про зовнішнє і внутрішнє середовище організації.

Обсяги та зміст інформації, потрібної різним керівникам (суб'єктам управління), залежать від:

• масштабу й важливості управлінського рішення, яке при­ймає керівник;

• кількості й характеру параметрів, які керуються і регулю­ються в керованій системі (об'єкта управління);

• кількості варіантів можливого стану й поведінки керованої системи (об'єкта управління);

• різноманітності та складності здійснюваних дій;

• кількості та якості показників, які характеризують резуль­тати роботи системи;

• структури системи управління тощо.

Щоб своєчасно забезпечити керівництво потрібною, вірогід­ною інформацією, необхідно створити відповідні комунікації (ме­режі), як для внутрішньооб'єктного користування, так і для надій­ного прямого й зворотного зв'язку із зовнішнім середовищем. Йдеться про забезпечення своєчасного обміну інформацією між управлінцями та виконавцями не лише різних рівнів, а й різних об'єктів управління. Такі комунікації мають важливе значення при виконанні посадовими особами функціональних обов'язків.

Відомо, що найефективніше працюють ті організації й керів­ники, які ефективно використовують комунікації. Вони знають суть комунікаційних процесів, мають розвинене вміння спілкуван­ня і розуміють, яким чином внутрішнє та зовнішнє середовище впливають на обмін інформацією.

За допомогою сучасних електронних обчислювальних машин, об'єднаних мережами, можна забезпечити ефективне збирання, об робку й надання керівнику всіх даних, котрі стосуються проблеми, яку він вирішує.

Інформаційну систему (1С) можна визначити як поєднання інформаційних ресурсів, процесів і людей, котрі збирають, пере­творюють та поширюють інформацію в організації'. Існує багато різних типів 1С - від звичайних (традиційних), тобто без застосу­вання комп'ютерів, до 1С, заснованих на використанні комп'ютерів, програмного забезпечення і фахівців з 1С. Узагальне­ною метою 1С є трансформація "сировинних" ресурсів даних в ін­формаційні продукти, необхідні конкретним користувачам.

Інформаційні системи управління (ICY) розуміються розши­рено - як інформаційні системи, котрі забезпечують керівництву ефективне прийняття рішень щодо розвитку керованого об 'єкта. При цьому ІСУ розуміється як комп'ютеризована система.

Ключовою відмінністю визначень 1С та ІСУ є включення при­йняття рішень у визначення ІСУ. Метою ІСУ є ефективне прийн­яття рішень менеджерами щодо розвитку керованого об'єкта.

Оптимальної організації інформаційних масивів та баз даних можна досягти лише створенням комплексу взаємозв'язаних інфо­рмаційних систем у рамках конкретного органу і всієї системи ор­ганів. Діяльність щодо створення конкретних інформаційних сис­тем залежно від їх призначення та сфери використання може нази­ватися інформаційним забезпеченням діяльності організації.

Отже, зміст інформаційного забезпечення може стосуватися до всього процесу управління, до певних його функцій або стадій управлінського циклу, до діяльності окремих структурних підроз­ділів або конкретних категорій співробітників.

Основні завдання 1С:

• постійне поповнення бази даних необхідною інформацією;

• своєчасне забезпечення відповідних споживачів достовір­ними даними;

• збирання, обробка відомостей про стан і результати роботи об'єктів управління для надання цієї інформації у вищі органи;

• обробка інформації, яка необхідна для аналізу, розроблення прогнозів та прийняття управлінських рішень.

- Функції інформаційних систем можна поділити на підготовчі та основні.

Підготовчі функції включають: фіксацію первинних даних, їх збирання та збереження.

Основними функціями є: пошук та обробка інформації; оформ­лення та розмноження підсумкової інформації; передача підсумко­вої інформації споживачам.

Засобами інформаційного забезпечення управління є сукуп­ність технічних пристроїв збирання, накопичення (збереження), обробки та передачі інформації.

Процес роботи з інформацією складається з таких взаємо­пов'язаних операцій: складання документів; їх копіювання та роз­множення; збереження і пошук інформації; її арифметична та логі­чна обробка; її наочне відображення; її дистанційна передача. Ко­жна із цих операцій тією чи іншою мірою передбачає використання технічних засобів. Широке впровадження в практику технічних засобів обробки даних підвищило можливості інформаційних сис­тем, обумовило використання в інформаційній діяльності нових організаційних форм.

Рівень інформаційного забезпечення діяльності органів Держа­вної митної служби визначається ефективністю функціонування Єдиної автоматизованої інформаційної системи (ЄАІС) митної служби.

Метою ЄАІС є підвищення ефективності формування та здійс­нення єдиної митної політики держави та діяльності органів митної служби під час виконання основних та допоміжних функцій, котрі реалізуються на основі використання сучасних засобів обчислюва­льної техніки, засобів передачі даних, математичних методів, перс­пективних комп'ютерних технологій.

Єдина автоматизована інформаційна система митної служби України за короткий час перетворилася в унікальний інструмент реалізації основних митних інформаційних технологій на всіх рів­нях: від митного поста до центрального апарату ДМСУ.