8. Подготовка и оформление организационно – распорядительных документов в

таможенных органах.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления. Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД). В составе ОРД различаются три группы: организационные, распорядительные и справочно-информационные.  К организационным относятся уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания, к распорядительным – постановления, решения, распоряжения, указания, приказы. Группа справочно-информационных документов включает письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры. К ОРД относится также и документация по личному составу. Это характеристики, справки, личные карточки, заявления.

Распорядительные. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. По содержанию приказы делятся на два вида: по личному составу и приказы основной деятельности. Реквизиты приказа: название документа «Приказ», дата, индекс, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, отметка о согласовании.   Приказы по вопросам общей деятельности.  Текст приказа состоит из двух частей: констатирующая и распорядительная. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа. Текст распорядительной части начинается словами «приказываю» крупным шрифтом на отдельной строке. Приказы подписываются руководителем или его заместителем. Документы вступают в силу с момента подписания или доведения до сведения исполнителя. Приказы по личному составу. Приказы по личному составу составляют отдельно от приказов по основной деятельности и имеют некоторые особенности. В заголовке приказа пишут слова о приеме на работу, о переходе на другую работу, об увольнении, о предоставлении отпуска, о нарушении, о наложении дисциплинарного взыскания. Констатирующая часть этого приказа может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт начинается с слова: перевести, освободить, объявить и так далее. Потом пишется фамилия, имя и отчество лица, о котором издается приказ, его должность, структурная часть куда он назначается. Документ датируется датой подписания приказа руководством или вышестоящим лицом.

Постановления. Принимается высшими или другими центральными органами коллегиального управления с целью разрешения очень важных задач, стоящих перед организациями. Постановления могут содержать приложения - схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы. Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб российской Федерации, наименования вышестоящего органа и органа, издающего постановления, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление. Юридическими основаниями для издания постановлений служат законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы

Распоряжение - акт управления государственного органа, издаваемый единолично либо Президентом Российской Федерации, либо единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.  Распоряжения по существующей практике также издают руководители предприятий по вопросам частного характера. Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

Решение. Правовой акт, принимаемый коллегиальными органами и  совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений). Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, за тем РЕШИЛА", "РЕШИЛИ", например: "Коллегия РЕШИЛА…" или: "Совет директоров РЕШИЛ…" 

Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируются руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов. Распорядительная часть указания начинается словами "Предлагаю" ("Обязываю"). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного.

Организационные: Положения определяют порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения или его структурного подразделения. Например: Положение об учебно-методическом объединении по проблемам дошкольного воспитания; Положение о проведении зимней олимпиады среди учащихся старших классов; Положение об условиях учащихся находящихся на длительном стационарном лечении.  

Устав.  В уставе определяются структура, функции и права организации. Например: устав школы-гимназии, утвержденный Советом гимназии, определяет, что общеобразовательное учебное заведение ориентирует на подготовку учащихся к профессиональной интеллектуальной деятельности, а также структуру школы-гимназии, организацию ее деятельности, управление школой-гимназией, порядок приема и отчисления учащихся, кадровое и финансовое обеспечение, утверждает стипендии для наиболее отличившихся учащихся, организацию развивающего учебно-воспитательного процесса, а также переводные и вступительные экзамены.

Инструкция. Устанавливает правила, которые регулируют специальные стороны деятельности предприятий, учреждений, должностных лиц и отдельных граждан. Например: Инструкции по ведению делопроизводства в организациях, Инструкция о порядке пользования печатью с изображением государственного герба, должностные инструкции и так далее. Инструкции бывают типовые и индивидуальные.Текст инструкции делится на разделы и пункты.  Правила. Документы, в которых изложены основные требования, предъявляемые к сотрудникам предприятия. Правила издаются по различным вопросам и утверждаются руководителями предприятий. Например: Правила составления, адресования и оформления телеграмм на предприятиях. 

Оформление документов. Организационно-распорядительные документы оформляются на бумаге форматом А4, А5.  Бланки Служебные документы составляются на бланках. Бланком называется лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию. Требования к бланкам  Применяются два вида бланка документов, это формат А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Бланки изготавливаются на белой или светлой бумаге.  В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный. ( по верхнему полю). Бланки с угловым расположением реквизитов лучше, так как экономно используется свободная площадь документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Для письма используется отдельный бланк. Общий бланки содержат следующие реквизиты и их последовательность: герб или эмблемы располагаются над названием организации. Сведения об организации, а также место составления, дата и номер документа располагают одним из двух способов: центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов), либо флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Общий бланк организации в зависимости от учредительных документов включает в себя герб или эмблемы, наименование организации, дату и место составления или издания документа.   Бланк письма включает в себя герб или эмблемы, код организации, ОГРН юридического лица, код формы документа, наименование организации. Если документы изготавливаются на двух и более страницах, вторую и следующие пронумеровывают. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.  Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Документы регистрируются один раз. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки. Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, картонная и автоматизированная электронная. 

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 1  - Государственный герб Российской Федерации; 2  - герб субъекта Российской Федерации; 3  - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 4  - код организации; 5  - основной государственный регистрационный номер юридического лица; 6  - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет; 7  - код формы документа; 8  - наименование организации; 9  - справочные данные об организации; 10  - наименование вида документа; 11  - дата документа; 12  - регистрационный номер документа; 13  - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14  - место составления или издания документа; 15  - адресат; 16  - гриф утверждения документа; 17  -резолюция; 18  - заголовок к тексту; 19  - отметка о контроле; 20  - текст документа; 21  - отметка о наличии приложения; 22  - подпись; 23  - гриф согласования документа; 24  - визы согласования документа; 25  - оттиск печати; 26  - отметка о заверении копии; 27  - отметка об исполнителе; 28  - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29  - отметка о поступлении документа в организацию; 30  - идентификатор электронной копии документа. Требования к оформлению реквизитов документов - Государственный герб РФ размещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе РФ"  - герб субъекта Российской Федерации размещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Все документы заверяются печатью организации. - При заверении соответствия копии документа, подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения. - отметка об исполнителе содержит информацию о исполнителе документа. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. - отметка об исполнении документа и направлении его в дело содержит в себя такие данные, как дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.