7. Организация документооборота и делопроизводства в таможенных органах.

В настоящее время доставка документов в таможню осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой и фельдъегерской связи в таможню доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпрограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. Это значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.

Прием всей входящей корреспонденции и дальнейшее распределение осуществляется Главным государственным таможенным инспектором отдела документационного обеспечения.

По таким же источникам производится отправка документов (почтовой, фельдъегерской и электрической связью).

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в ОДО (ответственным за делопроизводство) таможни (в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725).

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или рассылки.

Документооборот – это «движение документов в таможенном органе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому большое внимание всегда уделяется рациональной организации документооборота, быстроте и четкости и передачи документов для исполнения.

Под объемом документооборота таможни понимается количество документов, полученных и созданных в таможне за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

В документационном обеспечении выделяют три группы документов:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние.

Входящие документы – происходит снижение входящих документов от вышестоящих таможенных органов. Это связано с вступлением нового ТК РФ, ведением новых нормативно-правовых актов и реструктуризации таможенной системы. Хотя входящие письма и количество обращений граждан возросло по той же причине.

Исходящие документы - тенденция увеличения отправляемой корреспонденции. Это увеличение объясняется тем, что начальникам таможенных постов дано право подписи документов, входящих в их компетенцию; много ответов и информационных писем было направлено в налоговые органы, банки, перевозки. Ряд отделов (оперативно-аналитический, контроль за таможенным транзитом, отдел собственной безопасности) самостоятельно регистрируют и отправляют информацию в вышестоящие таможенные органы.

Внутренние документы - уменьшение зарегистрируемых распоряжений. Это объясняется тем, что на двух таможенных постах созданы склады временного хранения, а один пост применяет предварительное декларирование. А увеличение количества зарегистрированных докладных и служебных записок по таможне объясняется более отлаженной работой между структурными подразделениями и правильным ведением делопроизводства (ведь докладные записки всех структурных подразделений таможни на имя начальника таможни и его заместителя регистрируются ОДО).

Большое значение в документообороте имеет авторство документов. Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные и объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов власти, и другие имеют разные технологии обработки.