3.2. Создание интегрированной информационной межведомственной системы для осуществления контроля за вывозом культурных ценностей на примере СУБД Microsoft Access

Для создания примера интегрированной информационной межведомственной системы для осуществления контроля за вывозом культурных ценностей в данной курсовой работе использовалась система управления базами данных (СУБД), входящая в пакет MS Office, - это MS Access. Данное обстоятельство обусловлено различными преимуществами этой программы. СУБД MS Access имеют более развитую систему защиты от несанкционированного доступа, допускают одновременную работу нескольких пользователей с одним файлом. В этой программе возможно создание связи между различными таблицами по одному или нескольким полям, что позволяет совместно использовать данные из нескольких таблиц. Это экономит память, увеличивает скорость обработки данных, позволяет избежать ненужного дублирования и лишних ошибок.

Первым и основным объектом базы данных являются таблицы. Здесь содержится сама база данных. Для создания примера интегрированной информационной межведомственной системы для осуществления контроля за перемещением культурных ценностей необходимо в СУБД MS Access создать 2 таблицы: первая - для работников Россвязьохранкультуры, вторая - для должностных лиц таможенных органов.

В базу данных для Россвязьохранкультуры (таблицу №1) вносим следующие названия полей: номер п/п; описание предмета; владелец; документ, подтверждающий право владения предметом; решение об отнесении данного предмета к категории КЦ; № разрешительного документа; стоимость в рублях; должностное лицо, выдавшее разрешительный документ; дата проведения экспертизы; дата выдачи разрешительного документа.

рис 3. Создание базы данных в MS Access для сотрудников Россвязьохранкультуры.

Следующий шаг на пути к созданию примера интегрированной системы является создание таблицы базы данных для сотрудников таможенных органов. Для этого в соответствующие поля вносим следующие названия: номер п/п; декларант; описание предмета; направление перемещения; № разрешительного документа; должностное лицо, оформляющее операцию; дата перемещения.

Для того, чтобы связать базу данных Россвязьохранкультуры и базу данных Таможенных органов выбираем соответствующее ключевое поле, по которым будут совпадать эти две таблицы. В нашем случае, для быстрого поиска соответствующей культурной ценности, удобнее выбрать поле «№ разрешительного документа».

Например, декларант Вишнякова Г.В. (см. таблицу 1), заявила к вывозу репродукцию картины В.Васнецова «Богатыри» 1971 года, о чем указала в п.3.4 декларации формы ТД-6 и в п.4.1 указала наименование культурной ценности, ее краткое описание, номер, дату выдачи соответствующего разрешительного документа, который получила 13.08.2008 года в территориальном органе Россвязьохранкультуры по месту жительства. Должностное лицо Таможенных органов вносит в базу данных в строку поиска соответствующий номер разрешительного документа и получает все сведения по данному предмету из базы данных Россвязьохранкультуры тем самым контролируя достоверность предоставленной информации.

С помощью такой системы также удобнее вести статистику перемещенных культурных ценностей. Достаточно лишь составить новую таблицу по тем полям, которые необходимы для отчетности.

Безусловно, более новые информационные системы расширят возможности использования систем управления базами данных. Но сейчас для Таможенных органов первоочередной задачей является именно внедрение информационных технологий во все структурные подразделения.