1.3 Особливості зовнішньої комунікації в митних органах

Для виконання завдань, що стоять перед митною адміністрацією будь-якої країни, необхідно встановлення і підтримання відповідного балансу між забезпеченням законного переміщення вантажу і поїздок громадян при необхідному рівні обізнаності суспільства про закони та нормативні акти, в рамках яких працює митна служба, з одного боку, та здійсненням ефективного контролю за виконанням цих законів, з іншого боку. Крім того, своїми діями митна адміністрація повинна вселяти впевненість учасникам ЗЕД і суспільству, що їх пропозиції і думки прийняті до уваги та враховані при розстановці пріоритетів у митній політиці та втіленні в життя намічених програм [4].

Ефективно налагоджені комунікації приносять взаємну вигоду як безпосередньо митній службі, так і бізнес спільноті і громадськості в цілому. Головною метою добре налагоджених комунікативних звязків є досягнення повної інформованості суспільства про діяльність митної служби і застосовуваної ним законодавчій базі, що, в свою чергу, суттєво впливає на створення і підтримання позитивного іміджу і високої ділової репутації всієї служби. Тому, розробка ефективної програми комунікацій повинна стати одним із пріоритетів митної адміністрації. Незалежно від ресурсного забезпечення комунікативної програми вона повинна містити такі компоненти:

· партнерські взаємини між керівництвом митної служби і професійними комунікаторами (співробітниками служби по звязках з громадськістю);

· адекватне цілям забезпечення виконання програми персоналом та ресурсами;

· розташування робочих місць комунікаторів в безпосередній близькості від джерел інформації в середовищі служби, де вони могли б мати можливість вчасно отримувати, обмінюватися і використовувати інформацію при плануванні і консультуванні [6].

Правильно розроблена комунікативна стратегія, по-перше, сприяє підвищенню ефективності управління безпосередньо інститутом митниці; по-друге, надає неоціненну допомогу співробітникам митниці у їх роботі; по-третє, забезпечує підтримку діловому співтовариству; по-четверте, дозволяє своєчасно, якісно та повноцінно інформувати учасників ЗЕД про їх права і обовязки, нововведення і т.д. [10].

Одним з головних і перспективних напрямків розвитку комунікативної стратегії митної служби будь-якої країни, є тісна співпраця зі ЗМІ. Добре налагоджені звязки із засобами масової інформації повинні стати одним з найважливіших ланок в інформаційно-комунікативної стратегії державного інституту митниці. ЗМІ швидко і ефективно з точки зору витрат доносять інформацію як до широких верств населення, так і до цільової аудиторії, що робить засоби масової інформації найціннішим інструментом для служб із звязків з громадськістю, покликаних вибудовувати взаємини митної служби із зовнішніми комунікаторами. В процесі даної роботи, здійснюваної митною службою, "взаємини зі ЗМІ" припускають встановлення і підтримання ефективних комунікацій з представниками як друкованих, так і електронних засобів масової інформації. Очевидним є ще й той факт, що принципи, на яких засновані відносини між інститутом митниці та ЗМІ, в значній мірі залежать від загальної інформаційної та комунікативної політики, що проводиться тією чи іншою державою [5].

Зовнішньою комунікацією є потік інформації, що виходить з митної служби і спрямований на забезпечення як широкій громадськості, так і бізнес-спільноти необхідними їм відомостями про митну політику та чинне митне законодавство (Рис. 1.3):

Рис. 1.3 Схема зовнішніх комунікацій митних органів

Крім того, вихідна інформація повинна сприяти створенню і підтримці позитивної ділової репутації служби. До зовнішньої комунікації відноситься також вся вхідна інформація про взаємодію митниці із зовнішніми комунікаторами - учасниками ЗЕД і суспільством в цілому [12].

Головними напрямами ефективної зовнішньої комунікації є:

1) надання суспільству своєчасної, корисної і точної інформації;

2) моніторинг ступеня обізнаності бізнес-спільноти та громадськості в цілому про свої права й обовязки в правовому полі митного законодавства;

3) проведення освітніх програм з метою ознайомлення суспільства з роллю інституту митниці в житті держави;

4) забезпечення керівництва митної служби своєчасною інформацією про потреби та проблеми, з якими стикається суспільство при транскордонних комунікаціях;

5) гарантований розгляд і використання пропозицій та думок, висловлених членами бізнес-спільноти та громадськістю в цілому, в розробці програм та прийнятті управлінських рішень.

Перед Державною митною службою України в даний час стоять три головні завдання. По-перше, митниця зобовязана здійснювати митні та акцизні збори, які складають в даний час значну частину бюджетних коштів держави - близько 40%, і забезпечувати контроль виконання багатьох урядових рішень в галузі зовнішньоекономічних звязків. По-друге, митна служба зобовязана відігравати провідну роль у захисті суспільства від потоку, заборонених до ввезення в країну товарів. По-третє, митниця повинна сприяти торгівлі. Однак для того щоб широка громадськість і бізнес-спільнота могли правильно оцінити і усвідомити весь обсяг роботи, проведеної митною службою, необхідні правильно сплановані і чітко реалізовані комунікаційні програми [11].