1.1 Поняття комунікації

Існує дуже багато визначень поняття комунікацій. Різні школи в свій час висували власні визначення цього терміна, і всі ці визначення по суті своїй є правильними. Так як визначення комунікації дуже поширені в нашому світі, не тільки в сфері управління, але і в інших аспектах, то хотілося б представити наступний варіант класифікації даного терміну. Його розробили н дослідники, що присвятили багато робіт вивченню проблеми комунікацій в митній справі - Н.М. Блінов і С.І. Сєдін [2]. Вони встановили, що поняття комунікації має чотири значення, в тому числі:

1) Це - шлях повідомлення (повітряні або водні комунікації)

2) Це - форма звязку (радіо, телеграф)

3) Це - процес повідомлення інформації за допомогою технічних засобів - засобів масової інформації (преси, радіо, телебачення і т.д.)

4) Це - акт спілкування, звязок між двома і більше індивідами, повідомлення інформації однією особою іншій.

Вони визначили, що до проблем управління найбільш близьке четверте значення терміна "комунікація", бо управлінський вплив носить інформаційний характер. Тому Н.М. Блінов і С.І. Сєдін визначили комунікацію як "передачу інформації від однієї особи, її домислювання іншою особою з тим, щоб інформацію можна було виконати" [2].

Основні завдання комунікацій:

· інтеграція окремих індивідів у соціальні групи і спільноти, а останні в єдину і цілісну систему суспільства;

· внутрішня диференціація суспільства, складових його груп, спільнот, соціальних організацій та інститутів;

· відділення та відокремлення суспільства та різних груп, спільнот один від одного в процесі їх спілкування і взаємодії, що призводить до більш глибокого усвідомлення ними своєї специфіки, до більш ефективного виконання властивих їм функцій;

· створення передумов і основних компонентів для підготовки, прийняття, і здійснення управлінського рішення [1].

Керівник організації постійно працює з інформацією - відомостями, які відображають стан внутрішнього і зовнішнього середовища організації. Тому інформація задовольняє потреби субєкта управління в знаннях про всі елементи, фактори і змінні, які потрібні йому для здійснення управління. Згідно з дослідженнями, керівник 50-90% часу витрачає на обмін інформацією, тобто на комунікацію, виконуючи свої ролі:

· джерела і приймача інформації - в міжособистісних відносинах,

· передавача інформації - в інформаційному обміні,

· переробника інформації - в процесах прийняття рішень і реалізації функцій управління - планування, організації, мотивації і контролю [9].

При цьому за допомогою комунікації звязуються субєкти та обєкти управління, підрозділи організації між собою, організація і всі елементи її зовнішнього середовища. Інформаційні потоки пронизують всі процеси всередині організації та її контакти з зовнішнім світом, повязують функції управління і є сутністю управління: без інформації немає управління. Тому комунікацію називають звязуючим процесом [3].

В умовах ринкової економіки поняття "комунікація" виходить за рамки простого мовного спілкування людей і передачі інформації від людини до людини. Зі сказаного слідує, що інформація не рівнозначна комунікації, хоча ці поняття і тісно взаємоповязані. Інформація - це відображення в свідомості людини навколишнього світу, зафіксоване будь - яким способом і тому володіє властивістю відтворюваності. Комунікації - це звязки, в основі яких лежать інтереси і цінності [19].

Підвищення ефективності комунікацій необхідно і може бути реалізоване в результаті застосування таких принципів комунікації:

1) ясності - повідомлення є ясним, якщо воно виражене зрозумілою мовою і передано таким чином, що може бути сприйняте одержувачем;

2) цілісності, який полягає в наступному: мета управлінських повідомлень - сприяти встановленню порозуміння між людьми в процесі їх співробітництва, спрямованого на досягнення цілей організації;

3) стратегічного використання неформальної організації, який означає, що найбільш ефективною комунікація буває тоді, коли керівники використовують неформальну організацію на додаток до каналів комунікації формальної організації.

За ознаками місця здійснення комунікації поділяються на внутрішні і зовнішні. Усередині будь-якої організації види комунікацій бувають як міжособистісні, так і організаційні, причому вербальне спілкування супроводжується невербальними формами (тональність голосу, вираз обличчя і т.п.). Поряд з формальними, в організації існують неформальні комунікації (спілкування службовців з друзями, знайомими, коли вони розповідають про свої справи на роботі, коментують публікації ЗМІ і т.д.). З впровадженням внутрішніх компютерних мереж і електронної пошти внутрішні комунікації зазнають суттєвих змін.

До зовнішніх комунікацій насамперед належать: реклама в засобах масової інформації (ЗМІ), звязки з громадськістю, сприяння продажам, збуту, прямий продаж і т.д.