4.3 Деятельность отделения документационного обеспечения

Отделение документационного обеспечения (ОДО) является структурным подразделением Уральского таможенного управления.

Отделение в своей деятельности руководствуется:

- Конституцией Российской Федерации;

- федеральными конституционными законами;

-таможенным законодательством Таможенного союза и законодательством Российской Федерации о таможенном дел;

- актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

-положением о Федеральной таможенной службе, нормативными и иными правовыми актами Федеральной таможенной службы;

- правовыми актами Управления, правилами и указаниями федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области архивного дел;

-Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (РТУ, таможнях и таможенных постах)

Основными задачами ОДО являются:

- обеспечение делопроизводства в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (таможнях и таможенных постах) и настоящим положением;

- разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и информацией на основе использования систем автоматизированной обработки документов;

- осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов;

- обеспечение отбора учета и сохранности документов образующихся в результате деятельности Управления, их архивное хранение;

- организация методической помощи структурным подразделениям Управления и подчиненным таможенным органам в работе с документами;

- повышение уровня подготовки должностных лиц Управления и подчиненных таможенных органов по своему направлению деятельности;

- организация взаимодействия с подчиненными таможенными органами по вопросам, относящимся к компетенции Отделения;

- комплектование архива управленческими документами;

- учет, обеспечение сохранности, создание научно - справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

- подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

- осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Управления

Отделение в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

- организует делопроизводство в Управления;

- разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и информацией;

- обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству Управления;

- проверяет правильность оформления документов, представляемых на подпись руководству Управления;

- оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно- распорядительных документов (приказов, распоряжений, писем и др.) Управления, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними в установленном порядке;

- осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе, переданной по специальным каналам связи;

- организует и осуществляет изготовление, копирование, оперативное тиражирование документов;

- осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях Управления;

- разрабатывает сводную номенклатуру дел Управления, номенклатуру дел Отделения;

- организует прием руководством Управления граждан, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с установленным порядком;

- организует работу с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (для служебного пользования);

- организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение;

- организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц и работников, ответственных за документационное обеспечение деятельности таможенных органов Управления;

- принимает (не ранее чем через 1 год, но не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством), учитывает и хранит управленческие документы структурных подразделений таможни постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

- разрабатывает и согласовывает с Государственным архивом административных органов Свердловской области графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Государственного архива административных органов Свердловской области и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

- осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

- организует использование документов архива;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

- проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве;

-подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в Государственный архив административных органов Свердловской области документы, образовавшиеся в деятельности Управления

Отделение для решения возложенных на него задач и функций имеет право:

- вносить на рассмотрение начальнику Управления предложения по вопросам своей деятельности

- запрашивать и получать от структурных подразделений Управления, таможен согласно установленному порядку необходимые статистические, аналитические и другие данные, документы, заключения и иные сведения, необходимые для принятия решений по вопросам, отнесенным к компетенции Отделения

-пользоваться согласно установленному порядку ведомственными информационными системами и унифицированными базами данных

-взаимодействовать в установленном порядке с органами государственной власти, местного самоуправления, юридическими и физическими лицами по вопросам, входящим в компетенцию Отделения

-осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях Управления и в подчиненных таможенных органах, о результатах проверок докладывать начальнику Управления

-вносить руководству Управления предложения о совершенствовании форм и методов работы с документами

-возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями по делопроизводству требований

-привлекать специалистов структурных подразделений Управления, подчиненных таможенных органов к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения управления и архива

-контролировать выполнение установленных правил формирования и оформления дел в структурных подразделениях Управления

Штатная численность Отделения устанавливается в рамках штатного расписаний Управления, которое утверждается приказом Управления. Начальник Отделения Управления назначается на должность и освобождается от занимаемой должности по согласованию с Управлением делами ФТС России приказом Управления. Должностные обязанности, права и ответственность должностных лиц и работников Отделения регламентируются должностными инструкциями и должностными регламентами, утвержденными в соответствии с порядком установленным ФТС России.

Начальник Отделения несет персональную ответственность за осуществление возложенных на Отделение функций, в том числе за выполнение в рамках компетенции Отделения программ, планов и показателей эффективности деятельности таможенного органа.

Штат ОДО:

- начальник отделения

- главный государственный таможенный инспектор

- главный государственный таможенный инспектор( по архивной работе)

-специалист 1 разряда

- специалист 1 разряда

- старший делопроизводитель

- старший делопроизводитель

ОДО осуществляет контроль за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Управления, за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов. Для этого документы ставят на контроль.

Количество документов поставленных на контроль в I квартале 2012 года приведено в таблице 1.

Таблица 1- Контроль исполнения документов

Наибольший объем документов, поставленных на контроль, приходится на письма сторонних организаций. Самый большой документооборот в УТУ.

В соответствии с вышесказанным ОДО является отделом прямого подчинения начальнику УТУ. Основной задачей отдела является обеспечение делопроизводства в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, обеспечивает своевременное рассмотрение документов, проверяет правильность оформления документов. Множество функций возложенных на отделение выполняют 7 сотрудников.